Specjalista Zespołu do spraw Finansów i Zaopatrzenia Dorota Pyrek - Papciak telefon 47 8326 290
Zakres zadań związanych z finansami:
1) Analiza wykonania planu finansowego i czuwanie nad jego wykonaniem.
2) naliczanie i opracowywanie poszczególnych wykazów należności dodatkowych w systemie SWOP z tytułu: dojazdów do służby, delegacji służbowych, dodatkowych służb, należności na rzecz osób wzywanych i innych należności.
3) Rejestrowanie, sprawdzanie i podpisywanie pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym faktur i rachunków z tytułu opłat za media, usług i zakupów, a także wynagrodzeń dla biegłych, należności za ekspertyzy, analizy i inną dokumentację wydaną na potrzeby prowadzonych postępowań przygotowawczych.
4) Prowadzenie gospodarki kasowej w jednostce, w tym między innymi:
a) pobieranie gotówki z kasy Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie w formie zaliczkowej na wypłatę nagród oraz zaliczek na delegacje służbowe i rozliczanie jej w ustawowym terminie,
b) przyjmowanie do kasy wpłat z tytułu mandatów karnych gotówkowych i ich wpłata na odpowiedni rachunek bankowy US w Opolu,
c) przyjmowanie do kasy wpłat gotówkowych za wydane kserokopie dokumentów z akt prowadzonych postępowań oraz należności za przekroczone limity rozmów z telefonów służbowych, a także zwrotów za nienależnie pobrane świadczenia i wpłacanie ich do kasy Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
5) Prowadzenie czynności związanych z obsługą Koleżeńskiej Kasy Oszczędnościowo – Pożyczkowej.
6) Przyjmowanie od policjantów i pracowników różnego rodzaju wniosków o wypłaty świadczeń, ich kompletowanie i nadawanie im dalszego biegu celem ich rozpatrzenia
i ostatecznego załatwienia.
7) Wykonywanie innych, zleconych przez Wydział Finansów Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie czynności w zakresie przygotowania i późniejszej realizacji dokumentów finansowych.
8) Opracowywanie, w porozumieniu z wydziałami merytorycznymi Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie oraz poszczególnymi samorządami, wzorów porozumień i umów zawieranych w ramach funduszu celowego – Fundusz Wsparcia Policji, nadzór nad wydatkowaniem środków zgodnie z przeznaczeniem oraz koordynowanie i rozliczanie wydatków w terminach wskazanych w zawartych porozumieniach.
9) Dokonywanie i sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym wydatków z dochodów własnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
10) Opracowywanie i wydawanie zaświadczeń dla policjantów i pracowników Komendy o zatrudnieniu i wysokości dochodów.
11) Udział osób uprawnionych w czynnościach inwentaryzacyjnych składników majątkowych pozostających w użytkowaniu Komendy.
12) Prowadzenie postępowań szkodowych w mieniu Policji w zakresie sprzętu ujętego w ewidencji pomocniczej prowadzonej w ZFiZ oraz nienależnie pobranych świadczeń.
13) Archiwizacja dokumentów finansowych pozostających w zespole.
14) Obsługa programu „PŁATNIK” oraz wydawanie stosownych dokumentów.
Zakres zadań zwiazanych z eksploatacją sprzętu transportowego:
1) Prowadzenie ewidencji pomocniczej sprzętu transportowego Komendy w książce ewidencji indywidualnej sprzętu transportowego oraz ewidencji sprzętu warsztatowego.
2) Wystawianie i przechowywanie miesięcznych książek kontroli pracy sprzętu transportowego dla wszystkich pojazdów użytkowanych w Komendzie.
3) Dokumentowanie przebiegu pojazdów w książkach będących dowodem technicznym sprzętu transportowego.
4) Miesięczne rozliczanie pojazdów Komendy z wykonanego przebiegu i zużytego paliwa – przygotowywanie protokołów szkód w przypadku stwierdzenia przepałów.
5) Sporządzanie i przekazywanie do Wydziału Transportu Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie miesięcznych sprawozdań ze zużycia materiałów pędnych i smarów.
6) Prowadzenie książki ewidencji przychodów ilościowo-wartościowych materiałów pędnych i smarów.
7) Opisywanie do rozliczenia załączników do faktur za materiały pędne i smary zakupione na potrzeby jednostki.
8) Przygotowanie planu potrzeb i wydawanie zleceń na wykonanie przeglądów pojazdów.
9) Zlecanie resortowym oraz ogólnodostępnym stacjom obsługi wykonania napraw i obsługi pojazdów Komendy w porozumieniu z Wydziałem Transportu Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
10) Prowadzenie punktu obsługi technicznej zwanego dalej „POT”.
11) Wykonywanie w POT drobnych napraw oraz obsług sezonowych sprzętu transportowego Komendy.
12) Utrzymywanie magazynu drobnych części zamiennych i akcesoriów oraz materiałów eksploatacyjnych.
13) Występowanie do Wydziału Transportu Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie w celu zaopatrzenia magazynu w niezbędne części i akcesoria.
14) Dokonywanie drobnych zakupów akcesoriów oraz zlecanie usług wynikających z sytuacji awaryjnych.
15) Prowadzenie gospodarki ogumieniem pojazdów Komendy – przechowywanie opon zimowych i letnich, zlecanie usług wulkanizacyjnych, występowanie do Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie z zapotrzebowaniem na opony.
16) Przygotowywanie do rozliczenia faktur za zakupione na potrzeby Komendy części zamienne, akcesoria oraz zlecone usługi naprawy sprzętu transportowego.
17) przekazywanie do Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie informacji o wypadkach, kolizjach lub innych uszkodzeniach sprzętu transportowego użytkowanego w Komendzie.
18) Prowadzenie ewidencji zaistniałych wypadków, kolizji i innego uszkodzenia służbowego sprzętu transportowego w przeznaczonych do tego celu książkach.
19) Przygotowanie dokumentów i zgłaszanie szkód w zakładach ubezpieczeniowych w porozumieniu z Wydziałem Transportu Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
20) Organizowanie oględzin pojazdów uszkodzonych (poza szkodami zgłoszonymi w firmach ubezpieczeniowych) w porozumieniu z Wydziałem Transportu Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
21) Sporządzanie i przesyłanie do Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie protokołów szkód.
22) Planowanie terminów badań i kierowanie na badania kierowców policjantów oraz pracowników Policji, a także wydawanie policjantom zezwoleń do kierowania uprzywilejowanym sprzętem transportowym. Prowadzenie ewidencji wydanych dokumentów.
Zakres zadań związnych z obsługą techniczną i eksploatacją obiektów:
1) Uczestniczenie w przygotowaniu i nadzór nad realizacją umów na dostawy i usługi, w tym:
a) dostawy energii elektrycznej, gazu, energii cieplnej,
b) dostawy wody i odprowadzenia ścieków,
c) wywozu nieczystości stałych i płynnych,
d) usług kominiarskich,
e) przeglądów elektrycznych, odgromowych, gazowych oraz innych usług specjalistycznych wymaganych dla właściwej eksploatacji obiektów, w tym także obsługi wymiennikowni, przeglądów i napraw kotłów grzewczych, klimatyzatorów oraz innych systemów znajdujących się w podległych obiektach.
2) Prowadzenie bieżących robót konserwacyjno-naprawczych i eksploatacyjnych zapewniających pełną sprawność użytkową, wykonywanych własnymi siłami, a także nadzór bezpośredni nad firmami wykonującymi roboty remontowo – budowlane w Komendzie oraz Jednostkach podległych.
3) Udział w okresowych przeglądach i kontrolach stanu technicznego budynków.
4) Użytkowanie budynków zgodnie z ich przeznaczeniem, wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymanie w należytym stanie technicznym i estetycznym.
5) Prowadzenie książek obiektów budowlanych.
6) Udział w opracowaniu planów remontów eksploatacyjnych obiektów i w ich realizacji.
7) Udział w opracowaniu planów inwestycyjnych i w ich realizacji.
8) zabezpieczanie materiałowe dla prowadzenia bieżącej eksploatacji obiektów, w tym zakup w trybie awaryjnym drobnych materiałów do konserwacji i środków czystości dla podległych służb eksploatacyjno – gospodarczych.
9) Prowadzenie ewidencji i dokumentacji rozliczeniowej zakupionych przez jednostkę i przejętych od Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie materiałów do konserwacji, narzędzi, środków czystości itp.
10) Prowadzenie ewidencji pomocniczych, w tym m.in. środków trwałych, gruntów, sprzętu i narzędzi w użytkowaniu, agregatów prądotwórczych, kojców.
11) Sporządzenie zestawień kosztów eksploatacji obiektów.
12) Udział w przyjęciu do pracy i nadzór nad pracownikami służb eksploatacyjnych (konserwator, pracownik obsługi, osoby sprzątające).
13) Prowadzenie wykazu stanowisk pracy osób obsługujących urządzenia energetyczne i elektryczne, bieżąca weryfikacja ważności zaświadczeń kwalifikacyjnych uprawniających do obsługi tych urządzeń w odniesieniu do poszczególnych pracowników oraz kierowanie, w uzgodnieniu z Komendą Wojewódzką Policji w Krakowie, podległych pracowników na odpowiednie egzaminy kwalifikacyjne.
14) Udział w przygotowaniu projektów umów najmu, dzierżawy, użyczenia – zawieranych na podległym terenie oraz negocjowanie warunków, propozycji płatności.
15) Udział w sporządzaniu protokołów przekazania lub przejęcia pomieszczeń udostępnianych na terenie Komendy.
16) Przygotowanie deklaracji podatkowych (podatek od nieruchomości) na dany rok kalendarzowy.
17) Przekazywanie informacji dotyczących decyzji o trwałym zarządzie nieruchomościami Skarbu Państwa i zmian związanych z opłatą za trwały zarząd.
Zakres zadań związnych z gospodarką materiałowo – techniczną:
1) Planowanie potrzeb w zakresie sprzętu i materiałów techniki specjalnej oraz techniki biurowej.
2) Dystrybucja sprzętu i materiałów w poszczególnych branżach otrzymanych z Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
3) Prowadzenie ewidencji sprzętu w odpowiednich rejestrach.
4) Planowanie potrzeb w zakresie druków i formularzy policyjnych pochodzących z zaopatrzenia centralnego i wykonywanych w pracowni poligraficznej Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie oraz druków ogólnego przeznaczenia.
5) Planowanie potrzeb w zakresie materiałów kancelaryjno – biurowych.
6) Zgłaszanie potrzeb rzeczowo-finansowych z zakresu gospodarki materiałowo-technicznej różnych branż.
7) Prowadzenie ewidencji pomocniczej wszystkich składników majątkowych pozostających w użytkowaniu Komendy w zakresie gospodarki materiałowo-technicznej.
8) Prowadzenie rozpoznania cenowo-rynkowego oraz realizacja zadań w zakresie usług, napraw oraz zakupu sprzętu i materiałów w porozumieniu z merytorycznymi pracownikami Wydziału Gospodarki Materiałowo Technicznej Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
9) Prowadzenie dokumentacji przychodowo – rozchodowej napojów chłodzących przysługujących policjantom i pracownikom w okresie letnim.
10) Sporządzanie wykazów policjantów i pracowników cywilnych uprawnionych do otrzymywania wyposażenia specjalnego i środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej oraz ich dystrybucja na podstawie sporządzonych rozdzielników.
11) Sporządzanie imiennych wykazów policjantów i pracowników cywilnych, którym przysługuje równoważnik pieniężny w zamian za wyżywienie w naturze, w okresie zimowym.
12) Naliczanie równoważnika pieniężnego na wyżywienie psów służbowych.
13) Składanie pisemnych zapotrzebowań w zakresie sprzętu i materiałów w poszczególnych branżach.
14) Dokonywanie w trybie awaryjnym zakupów materiałów eksploatacyjnych oraz drobnego wyposażenia.
15) Bieżący nadzór nad mieniem i odpowiedzialność materialna za powierzone składniki majątkowe.
16) Prowadzenie postępowań szkodowych w przedmiotowym zakresie.
17) Udział osób uprawnionych w inwentaryzacji i likwidacji składników majątku Komendy.
Zakres zadań związnych z działalnością socjalno - mieszkaniową:
1) Prowadzenie ewidencji wniosków niezbędnych do rozpatrzenia uprawnień do równoważników mieszkaniowych.
2) Wydawanie decyzji przyznających i odmawiających przyznania uprawnień do równoważnika za brak i za remont lokalu mieszkalnego, cofanie uprawnień, wydawanie decyzji
w sprawach przyznania i odmowy przyznania pomocy finansowej, zwrotu równoważników i pomocy finansowej, prowadzenie innych postępowań z zakresu gospodarki mieszkaniowej w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego w I instancji dla policjantów.
3) Prowadzenie innych spraw z zakresu gospodarki mieszkaniowej, w tym:
a) ewidencja potrzeb mieszkaniowych funkcjinariuszy Policji,
b) ewidencja potrzeb mieszkaniowych funkcjonariuszy Policji,
c) ewidencja kart mieszkaniowych GL-34 policjantów,
d) aktualizacja kart mieszkaniowych GL-34,
e) przygotowanie danych dla potrzeb planowania środków finansowych i sprawozdawczości.
4) Przygotowywanie wykazów należności umożliwiających wypłatę dla policjantów świadczeń wynikających z pkt. 2.
5) Realizacja i prowadzenie ewidencji dopłat do wczasów dla policjantów oraz wypłat zryczałtowanego równoważnika pieniężnego w razie niewykorzystania przysługującego przejazdu.
6) Realizacja i obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników Policji w porozumieniu z Komendą Wojewódzką Policji w Krakowie w oparciu o zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.